Aggiornato al 18 agosto 2026.
Self check-in e keybox a Roma sono ancora utilizzabili nel 2026, ma la semplice combinazione “documenti inviati online + codice della cassetta delle chiavi” non è sufficiente. Chi gestisce una casa vacanze o una locazione breve deve verificare che la persona entrata nell’appartamento corrisponda effettivamente al titolare del documento.
La sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025 del Consiglio di Stato non vieta in assoluto il self check-in. Stabilisce però che l’identificazione dell’ospite deve avvenire de visu, anche attraverso un collegamento video in tempo reale effettuato al momento dell’accesso.
La regola in breve
- Keybox e smart lock: possono essere utilizzati.
- Invio anticipato del documento: utile, ma da solo non basta.
- Selfie o video registrato: non garantiscono chi entra realmente.
- Videoidentificazione in diretta all’ingresso: può soddisfare l’obbligo.
- Alloggiati Web: rimane sempre obbligatorio.
Self check-in e keybox a Roma: cosa ha deciso il Consiglio di Stato
La questione nasce dalla circolare n. 38138 del 18 novembre 2024 del Ministero dell’Interno. La circolare aveva ribadito che il gestore deve identificare personalmente gli ospiti, escludendo come insufficiente il check-in completamente automatizzato.
Nel maggio 2025 il TAR Lazio aveva annullato la circolare. Successivamente, il Consiglio di Stato ha accolto l’appello del Ministero dell’Interno e riformato quella decisione.
Secondo la sentenza ufficiale del Consiglio di Stato, l’articolo 109 del TULPS impone al gestore di verificare de visu la corrispondenza tra la persona alloggiata e il documento di identità, almeno attraverso il confronto con la fotografia.
Il semplice invio del documento seguito dalla trasmissione automatica del codice di accesso non permette di accertare che chi entra sia davvero il titolare del documento.
La sentenza ammette però l’utilizzo di dispositivi di videocollegamento predisposti all’ingresso, purché consentano di verificare in quel preciso momento la corrispondenza tra l’ospite e il documento. Il Consiglio di Stato cita, a titolo di esempio, videocitofoni, spioncini digitali e sistemi attivati tramite QR code capaci di effettuare il controllo all’accesso.
Le keybox sono vietate a Roma?
No. La decisione non vieta l’oggetto “keybox” e non impone necessariamente la consegna fisica delle chiavi.
La cassetta può continuare a essere utilizzata per custodire le chiavi, ma non può sostituire il riconoscimento dell’ospite. Il problema giuridico non è la presenza della keybox: è l’eventuale accesso completamente anonimo e automatizzato.
Un sistema nel quale l’ospite riceve il codice ore prima, entra senza essere visto da nessuno e viene registrato utilizzando soltanto una fotografia del documento è quindi insufficiente.
È invece possibile comunicare o attivare il codice dopo aver completato una verifica visiva in tempo reale. Lo stesso principio si applica a smart lock, tastierini numerici e serrature controllate tramite app.
Importante: l’utilizzo della keybox deve rispettare anche le regole relative al punto in cui viene installata. Fissarla su cancelli condominiali, ringhiere, tubazioni o altri elementi comuni può creare problemi con il condominio. L’installazione su elementi appartenenti allo spazio pubblico richiede un’ulteriore verifica.
Come organizzare un self check-in conforme
Un processo operativo coerente con la sentenza può essere organizzato in questo modo:
- Raccolta preventiva dei dati. Prima dell’arrivo vengono richiesti i dati necessari per la registrazione degli ospiti e, se indispensabile, l’immagine del documento attraverso un canale protetto.
- Controllo preliminare. Il gestore verifica che il documento sia leggibile, valido e coerente con la prenotazione.
- Videoidentificazione all’arrivo. Quando l’ospite si trova davanti al portone o alla porta dell’appartamento viene avviato un collegamento video in diretta.
- Confronto tra volto e documento. Il gestore controlla che la persona presente corrisponda alla fotografia e ai dati del documento.
- Rilascio dell’accesso. Solo dopo il controllo viene comunicato il codice della keybox oppure attivata la serratura elettronica.
- Invio ad Alloggiati Web. Le generalità vengono trasmesse alla Questura entro i termini previsti.
- Cancellazione delle copie. Dopo l’adempimento vengono eliminate le immagini dei documenti non più necessarie.
Il codice della keybox dovrebbe essere personale o almeno diverso per ogni prenotazione. Quando tecnicamente possibile, conviene utilizzare un codice temporaneo, valido soltanto durante il soggiorno.
La videochiamata è sufficiente?
La sentenza ammette il videocollegamento, ma il controllo deve essere effettivo e contestuale all’ingresso. Non è sufficiente una videochiamata effettuata diversi giorni prima, perché non dimostra chi stia accedendo all’appartamento in quel momento.
Durante il collegamento devono essere visibili:
- l’ospite presente davanti all’ingresso;
- il volto in modo sufficientemente nitido;
- il documento originale, se non già trasmesso attraverso un altro canale;
- gli eventuali altri ospiti da identificare e registrare.
Non è necessario trasformare il riconoscimento in una lunga chiamata. È però necessario che un operatore possa confrontare realmente la persona con il documento e bloccare l’accesso in caso di incongruenze.
Una connessione instabile, una telecamera non funzionante o un ospite che rifiuta di mostrarsi richiedono una procedura alternativa, come l’intervento sul posto del gestore o di un delegato.
Invio dei documenti tramite WhatsApp: cosa cambia nel 2026
Il documento contiene dati personali particolarmente delicati. Nell’aprile 2026 il Garante per la protezione dei dati personali ha richiamato alberghi, B&B, case vacanze e altre strutture sulla raccolta e conservazione delle copie.
Il chiarimento ufficiale del Garante Privacy evidenzia i rischi legati alla richiesta di fotografie tramite smartphone e applicazioni di messaggistica istantanea.
L’obbligo di comunicare i dati alla Questura non autorizza il gestore a creare un archivio permanente di passaporti e carte d’identità.
In pratica è necessario:
- raccogliere soltanto i dati realmente necessari;
- utilizzare un sistema con accessi protetti e controllati;
- fornire all’ospite un’adeguata informativa privacy;
- evitare che le immagini restino nelle chat, nelle gallerie dei telefoni o nei backup automatici;
- cancellare o distruggere le copie dopo la trasmissione ad Alloggiati Web.
WhatsApp non dovrebbe quindi essere utilizzato come archivio ordinario dei documenti. Se l’immagine viene ricevuta attraverso un’app di messaggistica, deve comunque essere gestita in modo sicuro e cancellata quando non è più necessaria.
Alloggiati Web: termini e ricevute
La videoidentificazione non sostituisce la comunicazione alla Questura. I dati di tutte le persone alloggiate devono essere trasmessi attraverso il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato.
La comunicazione deve avvenire:
- entro 24 ore dall’arrivo per i soggiorni di durata superiore alle 24 ore;
- all’arrivo stesso quando il soggiorno dura meno di 24 ore.
Il portale genera una ricevuta digitale dell’invio. Le ricevute devono essere scaricate e conservate digitalmente per cinque anni. Restano disponibili sul portale soltanto per un periodo limitato, quindi è opportuno predisporre un archivio ordinato.
Le fotografie o scansioni dei documenti non devono invece essere conservate per cinque anni: secondo il Garante devono essere eliminate dopo la comunicazione. A essere conservata è la ricevuta prodotta da Alloggiati Web.
Quali sistemi sono consentiti?
| Sistema | Valutazione |
|---|---|
| Documento inviato e codice automatico senza video | Non sufficiente |
| Selfie inviato prima dell’arrivo | Non sufficiente da solo |
| Video registrato prima dell’arrivo | Non sufficiente da solo |
| Videochiamata in diretta davanti all’ingresso | Consentita se permette il controllo effettivo |
| Videocitofono o spioncino digitale controllato dal gestore | Consentito se idoneo alla verifica |
| Check-in svolto fisicamente da host o delegato | Consentito |
Domande frequenti
Posso continuare a usare una keybox a Roma?
Sì, purché venga usata soltanto per la consegna delle chiavi e non sostituisca il riconoscimento dell’ospite. Il codice dovrebbe essere comunicato o attivato dopo la verifica visiva.
Posso inviare il codice prima dell’arrivo?
È una procedura rischiosa perché consente di entrare senza che il gestore abbia verificato chi si trova effettivamente davanti all’appartamento. È preferibile rilasciare l’accesso dopo il videocollegamento.
È obbligatorio registrare la videochiamata?
No. La sentenza richiede un controllo effettivo, non impone la registrazione della chiamata. Conservare immagini o registrazioni introduce ulteriori obblighi e rischi in materia di privacy.
Serve controllare soltanto chi ha effettuato la prenotazione?
No. L’obbligo di comunicazione riguarda le persone effettivamente alloggiate. I dati trasmessi devono corrispondere agli ospiti che entrano e soggiornano nell’appartamento.
Una smart lock evita la videoidentificazione?
No. Smart lock e keybox cambiano il modo in cui vengono consegnate le chiavi, ma non eliminano l’obbligo di verificare l’identità dell’ospite.
Self check-in a Roma nel 2026: cosa ricordare
Il self check-in resta possibile, ma deve comprendere un momento di verifica visiva in tempo reale. La tecnologia può sostituire la presenza fisica dell’host, non il controllo dell’identità.
Il modello operativo più prudente prevede quindi raccolta sicura dei dati, videoidentificazione davanti all’ingresso, rilascio successivo del codice, invio ad Alloggiati Web e cancellazione delle copie dei documenti.
Le informazioni hanno carattere generale e descrivono il quadro risultante dalla normativa e dalla giurisprudenza disponibili alla data di aggiornamento.
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